home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ShareWare OnLine 2 / ShareWare OnLine Volume 2 (CMS Software)(1993).iso / finance / autotrax.zip / AUTOTRAX.MAN < prev    next >
Text File  |  1993-01-21  |  22KB  |  417 lines
  1.                  ============    USING AUTOTRAX  ============
  2.                           Copyright Doug Scott -1993
  3.  
  4. I.  GENERAL INFORMATION & SYSTEM REQUIREMENTS:
  5.  
  6.     This program will run on any system, using DOS 2.0 or higher and having
  7. at least 514k FREE RAM.   A hard drive is recommended, as the performance is
  8. greatly improved over using a floppy drive.  Your system CONFIG.SYS file
  9. should have the FILES set at a minimum of 30 and the BUFFERS set at a minimum
  10. of 20.  Consult your DOS manual on making this change (if needed).
  11.  
  12. After running the file "AUTO.EXE", you should have the following files:
  13.  
  14.     AUTOTRAX.man   (The file you are reading now)
  15.     AUTOTRAX.exe   (the program)
  16.     CARMENU.bat    (the Utility Menu)
  17.     CHOOSE.exe     (file needed for the CARMENU.bat)
  18.  
  19. The first time you run the AUTOTRAX program, it will create these additional
  20. files:
  21.        AUTOLOG.DAT      AUTOLOG.K04      EXPENSES.DAT      DATSPAN.DAT
  22.        AUTOLOG.K01      AUTOLOG.K05      EXPENSES KO1      DATSPAN.K01
  23.        AUTOLOG.K02      AUTOLOG.K06      VEHICLES.DAT
  24.        AUTOLOG.K03      AUTOLOG.MEM      VEHICLES.K01
  25.  
  26. At most stages of the program, you will see "F-1 = HELP" in the upper left
  27. hand corner of the form or table on the screen.  If this notice is present,
  28. you can press the F-1 key to access the on-line help for that function.
  29.  
  30. To get out of any option, press the ESCAPE key until you get back to where
  31. you want to be.  Pressing CONTROL and ESCAPE will immediately take you back
  32. to the last menu screen.
  33.  
  34. All printouts are formatted for 8.5 x 11 fanfold (continous) paper.  All
  35. printing routines were tested on a Panasonic 1124 printer in EPSON LQ2500
  36. mode and should work on most compatible printers.  One printout (a Master
  37. list) is in condensed print (17cpi) and may not be supported by all printers.
  38.  
  39.  
  40. II.  STARTING THE MAIN PROGRAM
  41.  
  42. Log onto the drive which contains the program (disk), type "AUTOTRAX" & press
  43. ENTER.
  44.  
  45. On accessing the Main menu screen, you will find the following options:
  46.  
  47.      1)  View/Update AUTOTRAX RECORDS
  48.      2)              VEHICLE RECORDS
  49.      3)              EXPENSES Categories
  50.      4)  Print       WORKSHEET
  51.      5)              SHAREWARE REGISTRATION
  52.      6)  Go To       PROGRAM UTILITIES MENU
  53.      7)  Exit (by pressing ESCAPE)
  54.  
  55. Option 7 is self explanatory.  To select options 1 through 6, use the up and
  56. down arrow keys to highlight the option and press enter to select.  (You may
  57. also use the "hot key" method to highlight an option by pressing the first
  58. letter of that option.)  These methods of option selection are used on all
  59. AUTOTRAX menus.
  60.  
  61. Option 1 is where most of the database file maintenance is done.  It is
  62. through viewing the vehicle records that you can edit and delete existing
  63. records, or add new records.
  64.  
  65.  
  66. III.  ENTERING YOUR VEHICLE INFORMATION
  67.  
  68. A)  Highlight the option view/update AUTOTRAX RECORDS on the Main menu and
  69. press ENTER to select.
  70.  
  71. B)  Another Menu appears with the following options:
  72.  
  73.                 View    ALL / ADD NEW RECORDS
  74.  
  75.                 View/Work on selected
  76.                              VEHICLES
  77.                              EXPENSE Category
  78.                              VEHICLE AND CATEGORY
  79.  
  80.                 View         FUEL USE
  81.  
  82.  
  83.     1)  To add a new record, highlight the View ALL / ADD NEW RECORDS option
  84.         and press ENTER. This will bring up the VIEW ALL table.  A small
  85.         window will also pop up asking for the starting and ending dates for
  86.         the search.  After you have entered the search dates, you go back to
  87.         the VIEW ALL table.  (Since there will be no records in the file on
  88.         your first entry, the program will automatically go to the AUTOTRAX
  89.         record entry form.  You can enter records with dates outside the
  90.         selected time period, but they will not appear on the VIEW ALL table.
  91.         To add additional new records, press the INSert key.)  NOTE: pressing
  92.         the F-1 (help) key while the entry form is on the screen will provide
  93.         on-line information as to what is entered into each field.  (A help
  94.         menu will appear at the top of the screen.  Press 1, 2, or 3 or use
  95.         the up and down arrow keys to highlight the area you desire help on
  96.         and press the ENTER key.
  97.  
  98.         A)  * Enter the VEHICLE NUMBER:  The vehicle information must already
  99.             be entered into the VEHICLE RECORDS before you can use it here.
  100.             Either type the correct vehicle number or press ENTER on a blank
  101.             field to access the VEHICLE TABLE.  Select (highlight) the vehicle
  102.             and press ENTER to import it to the vehicle number field.  You can
  103.             enter new vehicle information into the VEHICLE RECORDS from within
  104.             the record entry form. You CANNOT edit vehicle information.
  105.  
  106.         B)  * Enter the EXPENSE CATEGORY CODE:  The category information must
  107.             also already be entered into the EXPENSE CATEGORY table before it
  108.             can be used in the record form.  Either type in the correct code
  109.             or access the CATEGORY TABLE and select the correct code in the
  110.             same manner as for the vehicle number field.  You can also add new
  111.             category information into the EXPENSE CATEGORY table from within
  112.             the record entry form.  You CANNOT edit category information.
  113.  
  114.         C)  * Enter the DATE: This is the date that the expense was incurred.
  115.             Enter in the MOnth/DAy/YEar format.
  116.  
  117.         D)  * Enter the MILEAGE (odometer reading):  The vehicle mileage at
  118.             the time of the expense item.  Be sure to enter the decimal point
  119.             in the proper location or the mileage will not be correctly
  120.             recorded.
  121.  
  122.         E)  * Enter the COST: The amount paid for the expense item.  Include
  123.             all cost/charges (taxes, service charges, labor, etc.) unless you
  124.             have separate categories for these items.  Be sure to enter the
  125.             decimal point in the proper location here also.
  126.  
  127.         F)  Enter the NUMBER OF GALLONS fuel purchased: There are three
  128.             decimal places available. Enter the decimal point here too.
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.         G)  Enter the PRICE PER GALLON:  What you paid for the fuel (per
  135.             gallon).  Up to three decimal places available.  Enter the decimal
  136.             point.
  137.  
  138.         H)  Enter the MILEAGE (odometer reading) at the LAST fuel fillup: DO
  139.             NOT enter anything here on the FIRST fuel fillup. DO enter the
  140.             correct mileage figure on all subsequent fill ups.  Since the FUEL
  141.             USE table uses the records having entries in this field, incorrect
  142.             entries will result in erroneous data in the FUEL USE table.
  143.  
  144.         I)  The MILES DRIVEN field and the MILES PER GALLON field will be
  145.             computed by the program based on your entries in fields F and H.
  146.  
  147.         J)  (optional) Enter NOTES:  Up to 70 characters.
  148.  
  149.         K)  Press F-10 to save the completed record.  Note that the fields
  150.             marked above with an * are required entries.  You cannot skip over
  151.             them and you cannot save the vehicle expense record without
  152.             completing these fields.  Records are saved immediately.
  153.  
  154.         L)  If you make an error,  you can normally use the backspace key to
  155.             go back to the start of the field and then type over the error.
  156.             To go back to a preceeding field, press either the ESCape key or
  157.             the up arrow key. If you wish to cancel (or abort) the record you
  158.             are working on, pressing the CONTROL/ESCAPE key combination will
  159.             exit the record entry function without saving the current record.
  160.  
  161.         M)  The "RIN" field in the bottom portion of the entry form is for the
  162.             computer assigned record number.  As you enter a new record, this
  163.             number will increase by a factor of one. (The program can hold up
  164.             to 999,999 records.)   The RIN field is used only to identify
  165.             specific records in various internal workings of the program.
  166.  
  167.         Once you have entered a vehicle record, the program will display it
  168.         on the View All Records screen.  As you make additional entries, they
  169.         will be saved in order by the date entered in the records. (Remember
  170.         only the records with a date within the specified time period will
  171.         actually be displayed on the screen.) Use the up and down cursor keys
  172.         to scroll through the records.  Use the Page Up and Page Down keys to
  173.         move a page at a time.  Press the Control-Page Up combination to go to
  174.         the first record in the list.  Pressing Control and Page Down takes
  175.         you to the last record in the list.  Pressing F-5 will print a listing
  176.         of the same records that are displayed on the screen. (This printout
  177.         displays the date, mileage, vehicle number and description, expense
  178.         code and description, and cost, along with a total cost for the
  179.         selected time period.  This list is in condensed print (17 cpi) and
  180.         may not be supported by all printers.)  These key functions work the
  181.         same for all the tables.  Press the ESCape key to exit from the table.
  182.  
  183.     2)  Select View/Work on selected VEHICLE to access all records for the
  184.         selected vehicle.  The VIEW BY VEHICLE table will appear.  Another
  185.         window will pop up asking for the vehicle number you wish to select
  186.         along with the starting and ending search dates.  The VEHICLE
  187.         INFORMATION TABLE will also appear and you must select the vehicle to
  188.         view (by highlighting it and press ENTER).  Only the records for the
  189.         selected vehicle, having entry dates within the search period will be
  190.         displayed.  AUTOTRAX also shows how much you spent on the selected
  191.         vehicle during the selected period. (Depending on the speed of your
  192.         computer system and the number of vehicle records entered, it could
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.         take several seconds before any records are displayed.)  If there are
  201.         no records matching your criteria, the program returns to the AUTOTRAX
  202.         RECORDS menu screen. You cannot ADD new records in this table, but you
  203.         can edit and delete existing records.  Press F-5 to print a listing to
  204.         the printer (shows date, mileage, expense code and description, cost
  205.         and record notes, along with total cost, for the selected vehicle and
  206.         time period.
  207.  
  208.         A) To EDIT a record, highlight the record and press ENTER.  When the
  209.            selected record appears on the screen, you can press the ENTER key
  210.            or the down arrow key to cycle through the form to the field to be
  211.            edited.  Then type over the current entry and press ENTER.  The
  212.            same "rules" apply for editing as for adding new records. (The
  213.            information to be entered into the Vehicle Number and Expense
  214.            Category fields must already exist in the respective tables. If you
  215.            enter information into either of these fields which is not in the
  216.            respective table, the table will pop up and you can select the
  217.            correct information.  (You CANNOT enter new vehicle information
  218.            into the VEHICLE RECORDS table from this record editing function.
  219.            Nor can you enter a new Expense Category into the CATEGORY table.)
  220.            Don't forget to insert the decimal points where required in the
  221.            mileage, costs, or gallons fields.)  Press F-10 to save the
  222.            completed record with the edited information.  Pressing the
  223.            CONTROL-ESCAPE combination will abort the edit (the original record
  224.            will be kept).
  225.  
  226.         B) To DELETE a record, highlight the record and press DELETE.  When
  227.            the selected record appears on the screen, press ENTER to erase the
  228.            record.  Use caution,. once a record is deleted, it is gone.  If
  229.            you accidently delete a record, you must re-enter it as a new
  230.            record.
  231.  
  232.     3)  Select View/Work on selected EXPENSE CATEGORY to access all records
  233.         for the selected category.  The VIEW BY CATEGORY table will appear.
  234.         Another window will pop up asking for the category you wish to select
  235.         along with the starting and ending search dates.  The EXPENSE CATEGORY
  236.         INFORMATION TABLE will also appear and you must select the category to
  237.         view (by highlighting it and press ENTER).  Only the records for the
  238.         selected category, having entry dates within the search period will be
  239.         displayed.  The amount you spent for all your vehicles in this
  240.         category and period will also be displayed.  (At the press of a key,
  241.         you can determine how much you paid in taxes during the year, or what
  242.         your total car payments were, etc..)  If there are no records meeting
  243.         your search criteria, the program will exit to the AUTOTRAX RECORDS
  244.         menu.  You can edit and delete records, but you cannot ADD new records
  245.         in this table.  Press F-5 for the printout which displays date,
  246.         vehicle information, mileage, cost, notes, and total cost amount for
  247.         the selected category and time period.
  248.  
  249.     4)  You can also access records for a specific vehicle AND specific
  250.         category.  Selecting this option, displays the VIEW BY VEHICLE AND
  251.         EXPENSE CATEGORY table. Select the proper vehicle from the Vehicle
  252.         table and the correct category from the Expense Category table.  Then
  253.         enter the start and ending dates.  The records meeting your entered
  254.         criteria, along with a total dollar amount, will be displayed on the
  255.         screen.  You can see at a glance, what you spent in any category for a
  256.         specific vehicle during any time period.  You will return to the last
  257.         menu screen if there are no matching records.  You CANNOT add any new
  258.         records, but you can edit and delete records.  The F-5 key will
  259.         produce a listing showing date, mileage, cost, notes and total cost
  260.         for the vehicle, category, and period selected.
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.     5)  The FUEL USE table will display the total actual fuel used for the
  267.         vehicle you select. All fuel records for that vehicle are displayed,
  268.         EXCEPT for the first fuel tank fillup.  In order to correctly
  269.         calculate full use, the program treats the mileage entered for the
  270.         first fuel fillup as the starting point and does not include the
  271.         number of gallons purchased or the dollar amount spent in any of the
  272.         computations or totals given.  This table displays the fuel
  273.         information from the individual fuel records, along with the total
  274.         number of gallons used, the total dollar cost, the average price per
  275.  
  276.  
  277.  
  278.         gallon, the total number of miles driven, and the average miles per
  279.         gallon. The accuracy of this table is dependent on your filling the
  280.         fuel tank on every fuel purchase.  You can edit and delete, but not
  281.         enter new records from this table.  There is no hardcopy printout
  282.         function with this table.
  283.  
  284.  
  285. IV.   VIEWING/UPDATING THE LOOK UP TABLES
  286.  
  287. A)  AUTOTRAX uses look up or "pop up" tables to assist you in maintaining
  288. continuity in entering certain information.   These tables are provided for
  289. the VEHICLE RECORDS and for the EXPENSE CATEGORIES.  The required information
  290. must be entered into each of these look up tables before it can be entered
  291. into the vehicle record entry form.
  292.  
  293. B)  Adding new vehicles or categories:
  294.     Select the individual look up table from the main menu.  As with the
  295.     VIEW ALL / ADD NEW RECORD table noted in Section III, the information
  296.     entry form for each lookup table will be automatically displayed the first
  297.     time you access that table.  Simply enter the information into the
  298.     appropriate field(s) of each form.  All of the information is required.
  299.     The record will be automatically saved when you press ENTER on completing
  300.     the last field.   NOTE: new vehicle or category information can also be
  301.     entered from with in the AUTOTRAX record entry form accessed when you add
  302.     a new expense record.
  303.  
  304.     1) VEHICLE:
  305.        A)  Enter the vehicle number you wish to assign. Any number up to 99.
  306.            You cannot duplicate numbers.
  307.  
  308.        B)  Enter the vehicle description (up to 25 characters).
  309.  
  310.        C)  Enter the VIN (Vehicle Indentification Number), the long number,
  311.            usually about 17 characters on newer American vehicles.  This is
  312.            the number on the small plate visible through the windshield.  It
  313.            can also be found on your vehicle registration and on most
  314.            insurance policies.
  315.  
  316.        D)  Enter the date that you purchased the vehicle.
  317.  
  318.        E)  Enter the mileage (odometer reading) at the time of purchase.
  319.  
  320.     2) EXPENSE CATEGORY:  You can enter whatever categories names and codes
  321.        you wish.  One character is entered for the codes, and up to 25 for the
  322.        category description.  Some examples might be: A for accessories, P for
  323.        payments, T for taxes.
  324.  
  325. C)  You can also View, Edit, or Delete the information in the look up tables
  326. the same as you can with the AUTOTRAX records tables (Highlight and press
  327. ENTER to view or edit. Highlight and press DELETE to delete.).  On-line help
  328. for these look up tables is available by pressing F-1.
  329.  
  330.  
  331.  
  332. V.    PRINT WORKSHEET and SHAREWARE REGISTRATION
  333.  
  334.     These options will print an expense worksheet (to take on vacations, etc.)
  335.     and the Shareware Registration form.
  336.  
  337. VI.   THE UTILITY MENU
  338.  
  339.     Choosing this option exits the main program and calls a batch file
  340.     (carmenu.bat). After completing the utility options, you return to the
  341.     main program.  The options are selected by using the arrow keys to move
  342.     the cursor to the desired function and pressing ENTER.  (You can exit the
  343.     utility menu by pressing ESCape.  The utility options on the first menu
  344.     are to perform data backup, print the program manual, and return to main
  345.     program.  If you choose data backup, you go to another menu to select
  346.     backup to drive A, backup to drive B, or return to first menu.  The
  347.     utility batch file uses normal DOS file commands to perform the backup
  348.     routines.   Place a formatted floppy disk in the appropriate drive before
  349.     selecting the drive option for the backup.  If you choose the print manual
  350.     option, be sure your printer is ready before making the selection.
  351.  
  352. B)  The batch file menu used in the utility menu and the accompanying file
  353.     CHOOSE.EXE are provided compliments of HFK Software ( 68 Wells Road,
  354.     Lincoln, MA  01773) and are public domain.  The file CHOOSE.EXE is
  355.     copyrighted and cannot be altered without the author's permission.
  356.  
  357.  
  358. VI    MISCELLANEOUS NOTES:
  359.  
  360. A)  When you select any print options and your printer is not ready, you will
  361.     receive an error message.  Correct the error and press R to Retry.  The
  362.     other keys will abort the print routine (and possibly the program,
  363.     depending on which key you press).  You won't lose any data should this
  364.     occur, but you will have to reload the program.
  365.  
  366. B)  The Help screens are displayed for the menu, table or form currently on
  367.     the screen.
  368.  
  369.  
  370.  
  371.                     SHAREWARE Policy and User Registration:
  372.  
  373. The concept of SHAREWARE is to try a program BEFORE you by it.  If you like
  374. the program and continue to use it beyond a specified period of time, you are
  375. obligated to register your copy with the author.  Since the registration fee
  376. involved is usually small when compared to comparable commercial programs,
  377. you can receive quality programs at very reasonable costs.  Your registration
  378. fee also supports the program authors and encourages them to produce more
  379. quality products.
  380.  
  381. AUTOTRAX is distributed as SHAREWARE.  You are allowed to use this program
  382. free of cost for a 21 day trial period.  You must register (or license) the
  383. program if you continue to use it beyond this trial period.   During the
  384. SHAREWARE trial period, you may freely copy and distribute this program;
  385. provided that the program is intact and in its original form (including all
  386. SHAREWARE notices), and that no fee is charged for this distribution.
  387. Approved SHAREWARE vendors may charge a nominal fee to cover their costs of
  388. distribution.  SHAREWARE vendors may also include other documentation and/or
  389. files on the disk with this program, as long as no AUTOTRAX program files
  390. are deleted or modified.
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399. This program is copyrighted, Neither the SHAREWARE version nor the REGISTERED
  400. version may be modified in any way without the author's prior written
  401. consent.
  402.  
  403. On submitting the required $25 (US) registration fee, the author will send
  404. you a REGISTERED version of this program.  This REGISTERED version will
  405. contain the owner's name in the main menu screen.  You are allowed to make a
  406. back up copy of this REGISTERED version, but MAY NOT distribute copies of it
  407. to others.
  408.  
  409. To print the REGISTRATION FORM....
  410.  
  411. select PRINT SHAREWARE REGISTRATION FORM on the Main Menu Screen.  Fill in the
  412. requested information and send with a check or money order in the required
  413. amount to the address shown on the opening Menu screen.   Be sure to note the
  414. proper disk size for your system  (double density 5 1/4 or 3 1/2).
  415.  
  416.                                    THANK YOU
  417. ----------------------------------------------------------------------------